Catering Coordinator (H/F)

Retrouvez-nous à Megève, sur les versants du Mont d’Arbois, au cœur des Alpes françaises. Notre domaine est constitué de 2 hôtels Four Seasons, 10 restaurants, ainsi qu’un golf. Nos établissements perpétuent l’héritage de la famille Edmond de Rothschild, qui a cherché à y créer une expérience hôtelière inégalée il y a près d’un siècle. S’inscrivant dans la tradition alpine, nos hôtels offrent un cadre intime et privilégié, aux premières loges du spectacle de la nature, aussi bien en été qu’en hiver.

Découvrez notre restaurant: Le Kaito, les classiques culinaires du Japon rencontrent les produits alpins locaux dans le premier restaurant japonais de Megève, ouvert toute la journée avec un accès direct aux pistes en hiver et au golf en été.

Notre Position

Le/la coordinateur(trice) groupes et banquets a pour mission d’effectuer un suivi rigoureux des dossiers « groupe » en collaboration quotidienne avec les vendeurs basés à l’hôtel et sous la supervision de la Responsable Groupes & Evénements.

Ainsi le coordinateur groupes et banquets doit être fort d’une solide expérience de la fonction d’agent de réservation, connaître parfaitement l’inventaire des chambres de l’hôtel mais également tous les points de vente du domaine.

Cette fonction exige donc beaucoup d’organisation et de rigueur ainsi que des qualités relationnelles afin de fluidifier au maximum l’échange d’information avec le département commercial mais également l’ensemble des départements opérationnels du domaine.

FONCTIONS ESSENTIELLES :

Etre le contact privilégié du service des ventes et des équipes opérationnelles en ce qui concerne la gestion des groupes avec pour fonctions principales :

• Rassembler les tâches administratives par activité : les envois de proposition à court terme, l’établissement des contrats à court terme, des rooming lists, etc.
• Organiser des rendez-vous clients et mener des visites « site inspections ».
• Envoyer des propositions et contrats (groupes et séminaires)
• Rédiger les contrats et les soumettre au Responsable Groupes & Evénements pour validation.
• Gérer la réception des roomings lists.
• Suivre et rentrer toutes les activités des bookings dans Golden S&C et les blocks dans Opera.
• Assurer la transmission des informations sur les groupes et des événements aux opérations.
• Assister aux réunions BEO hebdomadaires.
• Maximiser les opportunités de ventes à travers l’upselling.
• Participer à la conclusion des ventes, et en connaitre les implications légales.
• Développer les ventes et renforcer la relation avec les nouveaux clients et les clients existants, en faisant des recherches régulières pour trouver de nouveaux prospects.
• Faire un point hebdomadaire sur les contrats (suivi des déposits, retour des contrats signés, etc.).
• Aider à la coordination des événements Banquets sur le terrain en support avec les équipes opérationnelles.
• Traiter les factures auprès des clients en temps opportun
• Assurer le classement des dossiers.
• Etre disponible pour résoudre des problèmes et / ou suggérer des alternatives.
• Rechercher et améliorer les services à la clientèle.
• Respecter les procédures Four Seasons.
• Assurer une veille concurrentielle régulière.
• Se tenir informer des tendances en matière d’événements et des dernières régulations.

FONCTIONS INDIRECTES :

• S’intéresser aux résultats de l’hôtel
• S’assurer de la bonne application des procédures
• Participer activement aux réunions de service
• S’assurer du bon suivi des projets confiés à des membres de l’équipe
• S ‘assurer du bon classement des dossiers et de la bonne organisation du bureau

PRE REQUIS :

BTS Hôtellerie ou équivalent souhaité ou formation universitaire

Stage concluant dans un hôtel de même catégorie au minimum

Anglais exigé – Français et 3ème langue si possible

Pack Office, Golden S&C

« La liste des tâches précisées ci-dessus n’est pas exhaustive, votre fonction supposera une adaptation constante à des situations de forte activité et de gestion spécifique de relations clients».

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