Job Category Rooms & Guest Services Operations
Location Renaissance Paris Vendome Hotel, 4 Rue du Mont Thabor, Paris, Paris, France VIEW ON MAP
Schedule Full-Time
Located Remotely? N
Relocation? N
Position Type Non-Management
DESCRIPTIF DE POSTE
Intitulé du poste : Réceptionniste
Service : Hébergement
Date de dernière mise à jour : Octobre 2020
PRESENTATION DU POSTE
Le/la réceptionniste est un ambassadeur auprès de nos clients, véritable ambassadeur du programme Navigator. Il/elle est intégré(e) au sein de l’équipe réception, placée sous la responsabilité du Front office manager, ainsi que du front of house manager.
MISSIONS PRINCIPALES
Le métier de réceptionniste s’organise autour des fonctions de suivantes :
- Accueillir le client en veillant à respecter les procédures d’accueil de la marque ;
- Réaliser les check-in, check-out, facturation, délogement conformément aux standards de la marque et de Marriott International ;
- Renseigner les clients sur les conditions de séjour : tarifs, prestations etc. ;
- Traiter les demandes clients : programmer les réveils, s’occuper des bagages clients etc.
- Effectuer la planification des réservations ainsi que du taux d’occupation :
- Vérifier les arrivées du jour, préparer les dossiers clients à l’avance ;
- Communiquer auprès des autres membres de l’équipe les consignes, les informations concernant les clients auprès des différents services ;
- Traiter et régler tout problème, toute plainte de client de façon courtoise et professionnelle ;
- Encaisser les clients, gérer le fond de caisse selon les procédures de gestion d’argent en vigueur au sein de l’entreprise ;
- Participer activement à la commercialisation des prestations de l’hôtel ;
- Répondre au téléphone, e-mail, courrier, fax selon la procédure en vigueur ;
Le traitement d’argent est une part importante du métier de toute personne ayant la responsabilité d’un fond de caisse. Il est de votre obligation de prendre connaissances des procédures suivantes :
- ISRA : International Summary Risk assessment = Evaluation Sommaire de Risque Internationale (amené à être modifié chaque année)
- Au minimum 50% des caisses sont contrôlées au hasard par mois par le caissier général. 100% des contrôles doivent être effectués tous les 2 mois.
- Le coffre du back office est toujours ouvert en présence de 2 personnes.
- Les codes des coffres doivent être modifiés périodiquement
- Tout Petty Cash doit avoir un justificatif, une signature et une approbation.
- Control Self Assessment = Contrôle de l’évaluation individuelle (amené à être modifié chaque année)
- Le caissier général et l’ensemble des caissiers de l’hôtel signeront un nouveau contrat de caisse dès lors que leurs fonds de caisse fluctuent. Le caissier général et l’ensemble des caissiers de l’hôtel signeront un nouveau contrat au minimum une fois par an.
- Le coffre général sera vérifié tous les jours par le caissier général et une fois par semaine de façon aléatoire par le directeur financier ou ses délégués.
- Toutes les différences de caisse de tous les caissiers doivent être expliquées et reportées sur le fichier de suivi.
- L’argent droppé ou versé à un tiers (convoyeurs, change…) doit toujours être vérifié et signé par une deuxième personne.
- Les petty cash doivent être approuvés par un manager ou superviseur. Un ticket portant la TVA doit être obligatoirement remis à l’hôtel. Seules les dépenses approuvées et nécessaires à l’activité de l’hôtel et du restaurant seront acceptées.
- Les débiteurs au-delà de 90 jours seront réduits au minimum. L’ensemble des actions possibles pour obtenir le paiement seront mises en place.
- Un « credit meeting » sera effectué une fois par mois et documenté
- Avant de procéder à un remboursement client, la raison sera vérifiée et documentée. Toute opération frauduleuse sera remontée à la direction
- Les comptes Débiteurs seront ouverts en accord avec la LSOP Les Débiteurs
La liste de ces tâches n’est pas exhaustive et peut être amenée à évoluer en fonction de l’organisation et des besoins de l’hôtel.
COMPETENCES PRINCIPALES
Pour exercer au mieux son métier, le réceptionniste doit posséder les compétences suivantes :
Compétences techniques et fonctionnelles
- Maîtriser obligatoirement le français et l’anglais, une troisième langue est fortement appréciée ;
- Maîtriser de l’outil informatique et des programmes suivants : Word, Excel ;
- Respecter toute procédure de la marque et du groupe ;
- Respecter la procédure de gestion de fonds ;
Compétences relationnelles et comportementales
- Etre souriant, dévoué et dynamique ;
- Etre attentif au bien-être des clients ainsi qu’à la satisfaction ;
- Avoir une bonne élocution, un langage chantier et parler avec amabilité ;
- Etre ponctuel et rigoureux ;
- Disposer d’une présentation irréprochable ;
- Disposer d’un fort esprit d’équipe ;
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