– Enregistrement des nouveaux salariés :
contrôle des documents d’embauche : C.I. ou passeport, documents de séjour et/ou de travail, cartes de sécurité sociale, diplômes et certificats, photo d’identité, RIB, carte grise, carte orange, autorisation du représentant légal si mineur, contrat de travail, description de poste…
Remise des clés de vestiaire, pass, carte de pointage, carte roboserve, clé parking…
Etablissement et envoi des déclarations uniques d’embauche.
Mise à jour du registre des entrées et sorties de personnel.
Ouverture et classement des dossiers individuels.
– Gestion des extras :
Etablir les demandes d’emploi d’extras et contrôler les documents d’embauche.
Rédiger les contrats d’extras d’après les registres des départements.
Etablissement et envoi des déclarations préalables d’embauche.
Remise des salaires aux extras chaque vendredi.
– Courrier :
Chercher le courrier en arrivée au niveau 1 (Direction), ainsi qu’au standard.
Ouverture, sélection et distribution du courrier dans le Service.
Elaboration et envoi des lettres de réponse aux candidatures (selon code), et classement des candidatures à conserver selon les postes.
Remettre le courrier en départ à la Conciergerie.
– Médecine du travail (A.C.M.S.) :
Assurer les visites médicales d’embauche, annuelles et de reprise (maladie 21 jours, maternité, A.T.)
Organiser les rendez-vous en collaboration avec les Chefs de Service en fonction des plannings transmis par la Médecine du Travail et remettre les convocations.
– Paie :
Gestion du système PIAL.
Mettre les fiches de paie sous enveloppe.
Distribuer les enveloppes ainsi que les nouveaux pass aux chefs de service le dernier jour du mois.
Classer les deux duplicatas ; l’un dans le dossier du salarié, l’autre par ordre alphabètique dans le classeur paie.
Mise à jour permanente des dossiers et transmission à la comptabilité des modificatons relatives aux salariés (transport, changements d’adresse, RIB, modifications d’état civil, validité carte de séjour…)
Classer chaque mois les exemplaires jaunes de PAF dans les dossiers du Personnel.
– Attestations et déclarations diverses :
Elaboration et remise des attestations de reprise (maladie, AT…)
Envoi des déclarations d’accident du travail et remise des feuilles d’accident du travail aux salariés (conserver une copie au dossier et une autre dans un classeur par ordre chronologique).
Etablissement des attestations ASSEDIC lors de chaque départ ou sur demande.
Déclaration mensuelle des mouvements de main-d’oeuvre et contrôle des effectifs.
Etablir les différentes attestations à la demande des salariés.
– Départ des salariés :
Remise feuille de route et récupèration des pass, carte de pointage, carte roboserve, clés vestiaires, parking…
Remise STC, certificat de travail et attestation ASSEDIC.
– Commande de fournitures :
Commander les fournitures de bureau et les badges en fonction des besoins du service.
Assiste son supérieur hiérarchique, à sa demande, dans toutes tâches particulières ou occasionnelles liées au bon fonctionnement du service.
Cette liste n’est pas limitative et est susceptible d’évoluer en fonction des besoins du Département.
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