Nous recherchons un(e) assistant(e) de direction pour apporter son soutien au Directeur du site notamment sur la partie Communication externe et visibilité du site. La(e) candidat(e) idéal(e) aura acquis une expérience similaire idéalement au sein d’un environnement de travail international – une expérience en logistique serait un plus mais n’est pas essentielle. Il s’agit de créer une forte relation de travail basée sur la confiance, l’organisation et le souhait commun d’atteinte des objectifs. Ce poste requiert une grande connaissance de l’organisation interne et des procédures « groupe ».
Ce poste à durée indéterminée sera basé au centre logistique Amazon et nécessitera une présence sur place pour tout candidat(e) retenu(e).
Key job responsibilities
• Gestion de l’agenda du directeur de site
• Organisation et suivi des déplacements des équipes en France et à l’étranger
• Gestion de la communication interne
• Gestion des programmes de reconnaissance pour les salariés et stimuler la participation de l’équipe de direction et de la population de salariés.
• Création et/ou adaptation de supports visuels sur Canva et PowerPoint pour promouvoir les événements et travailler avec les parties prenantes pour réaliser et mettre en œuvre les projets du site.
• Accompagner les équipes nationales et européennes dans la réalisation des campagnes marketing (support aux équipes de tournage externes, prises de photos et de vidéos, etc)
• Organisation d’évènements internes/externes dans le cadre du programme d’engagement des salariés
• Recrutement et gestion de l’équipe événementielle composée d’une quinzaine de salariés bénévoles
• Organisation et suivi du programme Amazon Ensemble : agir en tant qu’ambassadeur caritatif du site dans la communauté, en coordonnant le budget caritatif du site, en travaillant avec les équipes centrales pour intégrer les initiatives du réseau aux dons et campagnes caritatives locales.
• Travailler en étroite collaboration avec les équipes support locales, nationales et européennes pour créer, coordonner et assurer un soutien et des ressources solides pour les projets et initiatives.
• Gestion des donations
• Planification et suivi des budgets annuels (événementiel, caritatif et programme de fidélité pour les salariés)
• Gestion des fournisseurs, rédaction des plans de prévention et onboarding de leurs équipes
• Création de bons de commandes, suivi de la facturation et des commandes fournisseurs
• Gestion administrative: notes de frais,
• Assurer l’approvisionnement des fournitures de bureau (open space)
• Gestion de l’accueil, de la salle de pause
Gestion d’une équipe de deux réceptionnistes
• Accueillir et coordonner les visiteurs, au nom du directeur du site et de l’équipe de direction du centre de distribution.
• Achat de fournitures pour plusieurs départements
• Formation aux élus et aux managers à l’utilisation de différents logiciels (Concur, Chrome River, etc)
• Benchmarking auprès des autres sites dans le but d’assurer l’amélioration continue des process
• Réalisation d’audits hebdomadaires (housekeeping)
BASIC QUALIFICATIONS
Profil Recherché :
Vous possédez une expérience réussie sur une fonction similaire ou êtes capables de démontrer, au travers d’autres expériences passées, que vous possédez les qualités requises pour mener à bien les missions associées à ce poste.
Les qualités suivantes seront nécessaires pour mener à bien votre mission :
– Français et Anglais courant
– Vous avez l’expérience nécessaire à la gestion d’agendas et à l’organisation de voyages à l’étranger
– Vous savez gérer une équipe
– Qualités relationnelles (diplomatie, confidentialité, esprit d’équipe, bonne communication)
– Qualités rédactionnelles (en français et en anglais)
– Excellente gestion des priorités, organisation, rigueur et précision
– Dynamisme, autonomie et investissement
– Votre créativité sera un réel atout dans l’organisation d’événements (formels ou festifs) et de voyages
– Vous faites preuve d’une grande capacité d’adaptation
PREFERRED QUALIFICATIONS
– Bonnes connaissances informatiques, au minimum une bonne compréhension d’Outlook, Word, Excel et Powerpoint, des notions de Sharepoint seraient un plus
Amazon est un employeur engagé pour l’égalité des chances. Nous sommes convaincus qu’une main d’oeuvre diversifée est essentielle à notre réussite. Nous prenons nos décisions de recrutement en fonction de votre expérience et de vos compétences. Nous apprécions votre envie de découvrir, d’inventer, de simplifier et de construire. La protection de votre vie privée et la sécurité de vos données constituent depuis longtemps une priorité absolue pour Amazon. Veuillez consulter notre Politique de Confidentialité pour en savoir plus sur la façon dont nous collectons, utilisons et traitons les données personnelles de nos candidats.
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