Assistant.e Administratif.ve événement F/H

Job Number 24100421
Job Category Administrative
Location Paris Marriott Rive Gauche Hotel & Conference Center, 17 Boulevard Saint Jacques, Paris, Paris, France VIEW ON MAP
Schedule Full-Time
Located Remotely? N
Relocation? N
Position Type Non-Management

CONTEXTE

Le Paris Marriott Rive Gauche va rouvrir ses portes !

Nous voulons créer une équipe commerciale dynamique, engagée et qui cumulera les réussites !

Nous commençons par les commerciaux internes qui sont l’essence même de cet hôtel 4* de 757 chambres et du Centre de Congrès de 4800m².

Partir de zéro (ou presque), repenser toutes les étapes de vente afin d’optimiser et d’améliorer le travail au quotidien, participer activement à mettre en place toutes ces nouvelles idées pour mieux vendre l’hôtel très rapidement et préparer l’arrivée de l’équipe grandissante. Voici un aperçu de qui vous attend !

Ne pas oublier votre esprit analytique et votre vision stratégique qui seront clés pour optimiser les ventes groupes et conférences de cet hôtel.

Ouvrir un hôtel est une grande aventure surtout lorsque celui-ci a une belle histoire à raconter dans sa Rive Gauche de toujours.

RESUME DU POSTE :

L’Assistant(e) Administratif(ve) Evènementiel travaille en lien direct avec les membres de l’équipe Evènementielle (Coordinateurs et Managers). Il/elle est responsable de regrouper et vérifier les factures séminaires en lien avec les services banquets, points de ventes et Réception, en tenant compte des spécifications de facturations (période, type de groupe, poste de facturation, TVA…) et des demandes particulières du client par rapport au contrat final signé par celui-ci.

Il/elle aura pour missions :

Relations interservices

• Récupération des facturations additionnelles (ex : bar, cash bar, AV…) directement à la Réception
• Vérification des postings effectués par les Maitres d’Hôtel, les points de ventes et la Réception
• Collaborer étroitement avec le département hébergement afin de connaitre l’historique des prestations et modifications groupes affaires
• Encaisser les acomptes par virements en suivant le relevé de banque envoyé par le service comptabilité
• Ouvrir et fermer les comptes de facturation groupes Affaires (chambres et banquets)
• Suivre le dossier groupe affaires au niveau de la facturation globale jusqu’à l’envoi de la facture
• Vérifier et confirmer la facture finale auprès des Event Managers et des Event coordinateurs avant passation à la comptabilité
• Collaborer au quotidien avec les Maitres d’hôtels et les superviseurs FD pour une facturation précise et exacte suivant les instructions données par l’équipe Evènementielle
• Demander correction en cas d’erreur de facturation auprès des points de vente, du banquet et/ou de la Réception
• Clôture des factures (PMs) pour envoi facture par service comptabilité.
• Mettre à jour dans le système informatique des évènements passés en fonction de prestations réellement facturées (Opéra et SFA Web)
• Réaliser et envoyer hebdomadairement aux équipes Commerciales et Evènementielles le rapport des acomptes sur les évènements confirmés et à venir, et faire un suivi proactif auprès des Events et Commerciaux pour respecter les échéanciers contractés communication des résultats aux Chefs de Services et au service comptabilité
• Suivre les factures globales (PM/ Pay Master) et participation aux réunions débiteurs (Credit Meeting) avec le support et présence du Directeur des Evènements
• Commander des fournitures bureau pour le Service Evènementiel et Commercial

Satisfaction clients

• S’assurer que les récapitulatifs de facturation sont préparés dans les délais impartis et selon les standards en vigueur
• Suivre les litiges de facturation avec les clients
• Répondre aux clients en respectant les standards en vigueur

PROFIL RECHERCHE:

• Compétences techniques
  • Expérience de différents systèmes/logiciels hôteliers (Opera, MICROS, SFA Web)
  • Expérience informatique (Bonne maitrise du logiciel Excel)
  • Expérience comptable
  • Expérience dans l’hôtellerie et bonne connaissance du fonctionnement des services de l’hôtel, ainsi que de la partie évènementielle serait un plus.

• Compétences fondamentales requises pour le poste
  • Compréhension et expression orale – Capacité d’écouter, de comprendre, d’expliquer ses informations et idées. Français et Anglais : Lu, Parlé et Ecrit
  • Compétence managériale – Esprit d’équipe et du contact, capacités à analyser les problèmes, rigueur et méthode d’organisation.
  • Compréhension écrite – Français et Anglais : Lu, parlé et écrit. Capacité à rédiger des courriers, des notes de service et des mémos.
  • Flexibilité
  • Ouverture d’esprit
  • Sens du service client
  • Esprit d’initiative
  • Anticipation
  • Réactivité
  • Autonomie
  • Rigueur et sens élevé du détail

Ce descriptif de poste est non exhaustif. Le titulaire peut être amené à accomplir d’autres missions.

AVANTAGES

• Rémunération sur 13 mois
• Mutuelle avantageuse
• Prise en charge des frais de transports à 50%
• Tarifs employé sur des milliers d’hôtel à travers le monde
• Contrat de 35heures sur 4 ou 5 jours.

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